PYTANIE

Jak powinna wyglądać księga zastępstw i czy podlega ona archiwizacji i kontroli? Czy można ją zniszczyć po zakończeniu roku szkolnego?

ODPOWIEDŹ

Księga zastępstw jest dokumentem wewnątrzszkolnym, prowadzonym przez dyrektora szkoły bądź jego zastępcę.
W dokumencie zamieszcza się: datę, nazwisko nauczyciela nieobecnego, godzinę i klasę, której zajęcia przepadają oraz nazwisko i podpis nauczyciela zastępującego. Niekiedy dyrektorzy umieszczają również inne informacje, np. przyczynę nieobecności, salę, w której realizowane jest zastępstwo, podpis dyrektora zatwierdzającego zastępstwo do wypłaty. Na ogół w szkołach używany jest gotowy druk, podzielony na kolumny, z miejscem na wymienione informacje. Coraz częściej w szkołach funkcjonuje elektroniczna księga zastępstw – program ułatwiający znalezienie nauczyciela z uwzględnieniem kryteriów podanych komputerowi. Program ten pomaga w umieszczaniu planu zastępstw w Internecie, dzięki czemu zarówno nauczyciele, jak i uczniowie oraz ich rodzice mają dostęp do informacji o bieżących zmianach w planie nauczania. Bywa również, że kserokopie bieżących stron księgi umieszczane są na tablicy ogłoszeń dla uczniów i rodziców.

Godziny zrealizowane przez nauczycieli są wpisywane do dzienników lekcyjnych z adnotacją informującą, iż są to zastępstwa. Na podstawie księgi zastępstw i wpisów w dzienniku dyrektor w każdym okresie rozliczeniowym zatwierdza do wypłaty listy zbiorcze, zawierające między innymi liczbę godzin doraźnych zastępstw zaakceptowanych do wypłaty.

Zatem księga zastępstw jest dokumentem pomagającym w organizowaniu bieżącego życia szkoły, służy nauczycielom do rozliczania się z przeprowadzonych doraźnych zastępstw, zaś dyrektorowi ułatwia kontrolę i weryfikację odbytych płatnych zajęć. W czasie kontroli szkoły przez organ prowadzący bądź nadzorczy księga może być sprawdzana. Jest to jednak dokument wewnętrzny, które według Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375)
należy zaliczyć do kategorii dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym (ponieważ w rozporządzeniu o archiwizacji dokumenty takie jak księga zastępstw nie są skategoryzowane wprost),
który po upływie obowiązującego przechowywania podlega brakowaniu, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, klasyfikującym dokumentację szkolną według symboli zawartych w rozporządzeniu i określającym, jak długo dane dokumenty winny być przechowywane. Najbezpieczniejszym wydaje się zaliczenie księgi do kategorii dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym i wówczas szkoła, tworząc jednolity rzeczowy wykaz akt, klasyfikujący dokumentację szkolną i określający, jak długo dokumenty winny być przechowywane, sama (ta szkoła) ustala czas przechowywania. Np. oznacza księgi zastępstw kategorią B5, co oznacza, że winny być przechowywane przez 5 lat i takie wyjście wydaje się najbezpieczniejsze. Nigdzie nie jest jednak napisane, że księga zastępstw ma być przechowywana w kolejnym roku szkolnym.

Zgodnie z art. 42 ust. 7a Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 674 z późn. zm.) tematy zajęć wpisywane są w dziennikach lekcyjnych lub dziennikach zajęć i to one stanowią dokumentację, która potwierdza wpisy dokonane w księdze zarządzeń i która przechowywana jest w szkołach.

Katarzyna Wójtowicz
– zastępca dyrektora Katolickiego Centrum Edukacyjnego Caritas Archidiecezji Krakowskiej.