Pytanie:

Ile czasu placówka typu zakład doskonalenia zawodowego (działająca jako stowarzyszenie) powinna przechowywać dokumentację kursantów? Czy jest możliwość uzyskania duplikatu świadectwa ukończenia kursu i co w przypadku kiedy placówka została zlikwidowana, czy taka dokumentacja podlega archiwizacji?

Odpowiedź:

Okres przechowywania dokumentu zależy od tego, o jaki dokument chodzi. Dokumentacja archiwizowana jest w archiwum państwowym zgodnie  jednolitym rzeczowym wykazem akt.

Stosownie do przepisu art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.

Szkoła, jako samorządowa jednostka organizacyjna powinna mieć opracowaną i zatwierdzoną przez archiwum państwowe instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną. Jednolity rzeczowy wykaz akt, który należy stosować w szkołach powinien być integralną częścią instrukcji kancelaryjnej, stanowiąc jej załącznik. Instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną wprowadza do stosowania w szkole dyrektor szkoły zarządzeniem, po uprzednim zatwierdzeniu przez dyrektora archiwum państwowego. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest integralną częścią instrukcji kancelaryjnej i stanowi jej załącznik, opracowany na podstawie przepisów:

• ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 164);
• rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Dyrektor szkoły, tworząc jednolity wykaz akt, może skonsultować ustalenie kategorii archiwalnej tworzonych w szkole dokumentów z miejscowo właściwym archiwum państwowym.

Podstawa prawna:

• 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 202 r. poz. 164).