PYTANIE

Organ prowadzący szkołę zwrócił się w formie pisemnej do dyrektora z prośbą o przekazanie informacji o osobach chronionych przez związki zawodowe

Czy dyrektor może taką informację przekazać organowi prowadzącemu? Czy jest to zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych?

ODPOWIEDŹ

Organ prowadzący szkołę nie ma normatywnej podstawy do zbierania danych o pracownikach szkoły, którzy podlegają obronie przez związki zawodowe. Tym samym brak jest uzasadnienia dla przekazania przez dyrektora szkoły wykazu pracowników korzystających z obrony związkowej.

Uzasadnienie:

Przedstawioną kwestię należy przed wszystkim przeanalizować na gruncie przepisów innych niż Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, póz. 926 z późn. zm.).

Dyrektor szkoły jest upoważniony do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy będącym jednostką organizacyjną (szkołą), o czym przesądza art. 3(1) § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Innymi słowy szkoła jest pracodawcą dla zatrudnionych w niej pracowników, a kierujący nią dyrektor w oparciu o obowiązujące przepisy uprawniony jest do dokonywania wszelkich czynności prawnych dotyczących podległych pracowników.
Tylko dyrektor szkoły zarządzając zakładem pracy, jest uprawniony do posiadania informacji otrzymanej od organizacji związkowej o pracownikach korzystających z jej obrony. Stanowi o tym art. 30 ust. 2(1) Ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.): „W indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, pracodawca jest obowiązany zwrócić się do tej organizacji o informację o pracownikach korzystających z jej obrony (…). Nieudzielanie tej informacji w ciągu 5 dni zwalnia pracodawcę od obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących tych pracowników.”.

Wracając do ustawy o ochronie danych osobowych, należy zwrócić szczególną uwagę na znaczenie art. 23 ust. l pkt 2, zgodnie z którym
przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W tym kontekście powstaje pytanie, czy dyrektor szkoły w ogóle jest uprawniony do zbierania od związków zawodowych danych osobowych dotyczących osób podlegających obronie związków i czy jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego takie dane są zbierane. Chociaż w doktrynie prawa pracy i związanej z nią judykaturze, a także w komentarzach do ustawy o ochronie danych osobowych można spotkać w tym aspekcie rozbieżne stanowiska, w mojej ocenie na tak postawione pytania należy udzielić odpowiedzi twierdzącej. W gruncie rzeczy idzie tu przecież o rozstrzygnięcie, czy stosowana przez pracodawców praktyka ma wpływ na prawidłowość trybu rozwiązywania stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem. Zgadzam się z poglądem, zgodnie z którym art. 30 ust. 2(1) ustawy o związkach zawodowych stanowi o jednej informacji dotyczącej pewnej zbiorowości, a nie o informacjach dotyczących poszczególnych pracowników i dotyczy pewnej kategorii spraw, a nie konkretnej sprawy. Na uwagę i akceptację zasługuje wykładnia dokonana przez Sąd Najwyższy w wyroku z 23 stycznia 2002 r. (sygn. akt I PKN 809/00 OSNP 2004/2/31), zgodnie z którą
dyrektor szkoły powinien wystąpić do związków zawodowych o przedstawienie wykazu pracowników objętych związkową ochroną. Rzeczą związków zawodowych jest aktualizacja wykazu pracowników korzystających z ich ochrony, a dyrektor szkoły, dysponując przekazanymi przez związki zawodowe wykazami ich członków i wiedzą, że do dnia podjęcia czynności wymagającej współdziałania ze związkami zawodowymi nie objęły pracownika obroną, nie ma obowiązku ponawiania wniosku o informację przed podejmowaniem każdej czynności wymagającej współdziałania ze związkami. Uprawnienie dyrektora szkoły do zbierania od związków zawodowych wykazu pracowników podlegających ich obronie można zatem wynosić z art. 30 ust. 2 (1) ustawy o związkach zawodowych.

Odnosząc się do sedna sprawy zawartego w pytaniu, które stanowiło asumpt do powyższych, niezbędnych rozważań, to należy odnotować, że
trudno znaleźć normatywną podstawę, dla przekazania organowi prowadzącemu wykazu pracowników podlegających związkowej ochronie. Przetwarzanie takich danych osobowych przez organ prowadzący musiałoby być uzasadnione zrealizowaniem uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Innymi słowy, aby dyrektor szkoły mógł przekazać organowi prowadzącemu informacje o osobach chronionych przez związki, powinien legitymować się jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych:

„Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.”.

W związku z powyższym należy uznać, że
organ prowadzący szkołę nie ma normatywnej podstawy do zbierania danych osobowych o osobach pracujących w szkole, które są chronione przez związki zawodowe. Dyrektor szkoły nie powinien przekazywać tego typu informacji organowi prowadzącemu – tym bardziej, że art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych nakazuje w tym względzie administratorowi danych osobowych zachowanie szczególnej ostrożności. Dyrektor szkoły w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były:

1) przetwarzane zgodnie z prawem,

2) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,

3) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane,

4) przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Tomasz Lewicki – prawnik, specjalista z zakresu prawa oświatowego i prawa pracy, pracownik oświaty w samorządzie terytorialnym, nauczyciel przedmiotów prawniczych w zaocznej szkole policealnej.