Aby uzyskać dofinansowanie ze środków EFS na realizację zamierzonych przedsięwzięć, musimy w pierwszym rzędzie przygotować spójny projekt, czyli określić logiczny zestaw działań prowadzących do osiągnięcia w określonym czasie konkretnego, mierzalnego celu, zdefiniować struktury zarządzania z przejrzystym podziałem odpowiedzialności, zaplanować harmonogram i kosztorys oraz reguły monitoringu i ewaluacji odnoszące się do osiągania zaplanowanych rezultatów.

Projekt musi odnosić się do konkretnej, ściśle określonej grupy Beneficjentów Ostatecznych i odpowiadać na stwierdzone potrzeby tej grupy.

Pamiętać należy, że każdy
projekt finansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego musi być oceniany pod względem zgodności z celami horyzontalnymi. Oznacza to konieczność wykazania w treści opisu projektu spełniania kryterium przestrzegania zasad równości szans (zwłaszcza równości kobiet i mężczyzn, osób niepełnosprawnych), społeczeństwa informacyjnego, rozwoju lokalnego oraz zrównoważonego rozwoju. Przy realizacji projektu współfinansowanego ze środków Funduszy Strukturalnych należy również pamiętać o przestrzeganiu zasad wynikających z przepisów prawa krajowego i wspólnotowego, w tym w szczególności w zakresie pomocy publicznej i zamówień publicznych (dotyczy zwłaszcza jednostek sektora finansów publicznych).

Warunkiem niezbędnym do prawidłowego przygotowania projektu i wniosku aplikacyjnego współfinansowanego z EFS jest zapoznanie się z następującymi dokumentami: „Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki 2007–2013”, „Szczegółowym Opisem Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007–2013”, „Systemem Realizacji Kapitał Ludzki 2007–2013” oraz już w trakcie trwania konkursów z dokumentacją konkursową. Dokumenty te dostępne są na stronach www.efs.gov.pl oraz na stronach instytucji pośredniczących, którymi są najczęściej dla priorytetów centralnych właściwe dla zakresu spraw ministerstwa, a w przypadku priorytetów regionalnych Urzędy Marszałkowskie bądź Wojewódzkie Urzędy Pracy

Przygotowują
c projekt, należy pamię
tać
o nastę
pują
cych kluczowych kwestiach:

– projekt musi odpowiadać celom ogłoszonym przez organizatora konkursu,

– projekt musi odpowiadać na stwierdzone (i udokumentowane) potrzeby,

– projekt musi wskazywać ściśle określoną grupę odbiorców (Beneficjentów Ostatecznych),

– projekt powinien być przygotowany przy udziale wszystkich zainteresowanych partnerów,

– cele projektu muszą być przejrzyste, realne i specyficzne dla danego regionu,

– projekt musi precyzyjnie określać rodzaje zadań, ich harmonogram, odpowiedzialność wykonawców,

sposób realizacji,

– niezbędne jest założenie realnych oczekiwanych rezultatów projektu,

– reguły zarządzania muszą być klarowne i zaakceptowane przez wszystkich (ewentualnych) partnerów,

– wydatki projektu muszą być wyliczone rzetelnie, na bazie rzeczywistych potrzeb finansowych. Wydatki projektu są jednym z elementów jego oceny.

W obecnym okresie programowania projekty realizowane w ramach PO KL na lata 2007–2013 muszą spełniać zatwierdzone przez Komitet Monitorujący PO KL Kryteria Ogólne.
Kryteria ogólne dzielą się na:

– kryteria formalne – dotyczą zagadnień związanych ze spełnieniem wymogów rejestracyjnych oraz wypełnieniem wniosku o dofinansowanie zgodnie z ogólnie przyjętymi dla PO KL zasadami,

– kryteria merytoryczne – dotyczą ogólnych zasad odnoszących się do treści wniosku, wiarygodności i zdolności projektodawcy do podjęcia realizacji projektu oraz zasad finansowania w ramach PO KL,

– kryteria horyzontalne – mają charakter przekrojowy i dotyczą zapewnienia realizacji strategicznych celów na poziomie całego PO KL.

Ponadto, jeśli zostaną określone, projekty powinny wpisywać się w
Kryteria Szczegółowe, które dzielą się na

– kryteria dostępu – są obowiązkowe i mogą dotyczyć, np.: wnioskodawcy, grup docelowych, obszaru realizacji itp.,

– kryteria strategiczne – obowiązują jedynie w odniesieniu do projektów konkursowych i dotyczą preferowania pewnych typów projektów, co w praktyce oznacza przyznanie spełniającym je wnioskom premii punktowej.

Szukając pomocy w prawidłowym wypełnieniu wniosku, bezpłatną pomoc i informacje można uzyskać w punktach informacyjnych, które prowadzą instytucje pośredniczące organizujące konkursy (ministerstwa, urzędy marszałkowskie bądź Wojewódzkie Urzędy Pracy) oraz do Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego istniejących w każdym województwie.