PYTANIE

Jak długo muszą być przechowywane w szkole rozkłady materiałów sporządzone przez nauczycieli poszczególnych przedmiotów oraz deklaracje uczestnictwa młodzieży w religii, wychowaniu do życia w rodzinie?

ODPOWIEDŹ

Długość przechowywania dokumentów w szkole reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU, Nr 167, poz. 1375). W § 1 dokonano podziału na dokumentację archiwalną (oznaczoną symbolem A) oraz niearchiwalną (oznaczoną symbolem B).
Cała dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez szkoły i placówki oświatowe jest niearchiwalna, tzn. nie wchodzi do państwowego zasobu archiwalnego, natomiast przez określony czas powinna być przechowywana w placówce. W szkole, zgodnie z przytaczanym zarządzeniem, powinien zostać określony i wdrożony jednolity rzeczowy wykaz akt, klasyfikujący dokumentację szkolną według symboli zawartych w rozporządzeniu i określający, jak długo dane dokumenty winny być przechowywane.

Zarówno rozkłady nauczania, jak i deklaracje uczestnictwa uczniów w zajęciach religii oraz wychowania do życia w rodzinie należy, zgodnie z § 4 rozporządzenia, zaliczyć do kategorii dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego przechowywania podlegają brakowaniu. Rozsądnym wydaje się oznaczenie tych dokumentów w obowiązującym szkolnym jednolitym rzeczowym wykazie akt jako kategorię B5, czyli
dokumentację przechowywaną w szkole przez 5 lat, przy czym, zgodnie z rozporządzeniem (załącznik nr 1, pkt 2, ust. 1), okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu.

Katarzyna Wójtowicz
– zastępca dyrektora Katolickiego Centrum Edukacyjnego Caritas Archidiecezji Krakowskiej.