PYTANIE

W jaki sposób prawidłowo prowadzić księgę protokołów w postaci komputerowej i czy w ogóle jest to zgodne z prawem?

ODPOWIEDŹ

Protokół rady pedagogicznej może być tworzony w wersji elektronicznej bądź tradycyjnej, na piśmie. Jest to zgodne z obowiązującym prawem. Niezależnie jednak od formy, protokół musi być akceptowany przez członków rady.

Uzasadnienie:

Protokół jest sprawozdaniem z obrad, posiedzenia np. rady pedagogicznej. Prawo zewnętrzne nie narzuca konkretnej formy zapisu. W ustawie o systemie oświaty w art. 43 ust. 2 czytamy:
„Rada pedagogiczna ustala regulamin swojej działalności. Zebrania rady są protokołowane.”. Tylko tyle zapisano w ustawie. To oznacza, że szczegóły dotyczące księgi protokołów i protokołowania powinny znaleźć się w
regulaminie rady pedagogicznej.

Rada pedagogiczna powierza funkcję protokolanta osobie wybranej spośród członków rady. Protokoły rady mogą być prowadzone w wersji pisemnej lub elektronicznej. Możliwość taką daje Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i innych aktów prawnych (DzU z 2007 r. nr 68, poz. 449):

„Art. 15 ust. 5. Minister właściwy do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, wymagania techniczne dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, doręczanych do ogłoszenia, uwzględniając konieczność zachowania jednolitości dostarczanych dokumentów elektronicznych oraz możliwości ich przetwarzania na potrzeby wydawania dziennika urzędowego.”.

Art. 42a tejże ustawy mówi, że: „
Wydawanie dzienników urzędowych i skorowidzów do roczników tych dzienników
w formie elektronicznej, a także udostępnianie dzienników urzędowych, zbiorów aktów prawa miejscowego ustanowionego przez powiat i zbiorów przepisów gminnych oraz ogłoszonych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych przez środki komunikacji elektronicznej oraz informatyczne nośniki danych następuje od dnia
1 lipca 2006 r.”.

Protokół powinien być udostępniony do wglądu. Każdy członek rady ma prawo zapoznania się z protokołem i wniesienia poprawek (jeżeli istnieje niezgodność). Poprawki mogą dotyczyć jedynie własnej wypowiedzi. Jeśli nie zostają wniesione poprawki, protokół zostaje przyjęty, co potwierdzone zostaje głosowaniem na kolejnym posiedzeniu rady pedagogicznej. O tym kiedy i w jakim czasie księga protokołów jest dostępna do wglądu decyduje regulamin rady pedagogicznej. Można w nim np. zapisać: „Protokoły posiedzeń rady pedagogicznej są dostępne dla członków rady pedagogicznej dwa tygodnie od daty posiedzenia. Do terminu następnego zebrania rady każdy z członków ma prawo zapoznania się z protokołem i wniesienia poprawek do swojej wypowiedzi.”.

O tym, czy protokoły powinny być podpisane przez wszystkich członków zebrania czy nie, decyduje regulamin rady pedagogicznej, w którym uregulowane powinny być też kwestie protokołowania. Jeżeli w regulaminie rady pedagogicznej zapiszemy, że przyjęcie protokołu będzie wymagało złożenia podpisu pod nim, to tak musi być. W moim mniemaniu o przyjęciu protokołu może także decydować głosowanie w sprawie „przyjęcia protokołu z poprzednich obrad”. Jeżeli w wyniku głosowania wniosek przejdzie to zapis: „rada pedagogiczna jednogłośnie (lub większością głosów) przyjęła protokół z poprzedniego zebrania”
może być wystarczającym dowodem akceptacji treści protokołu. Gdyby wniosek przeszedł, ale niejednogłośnie, to obok zapisu o przyjęciu protokołu należy zamieścić informację, że np. nauczyciel X czy Y ma zastrzeżenia co do zapisu dotyczącego jego wypowiedzi i można poddać pod głosowanie wniesienie poprawek.

W przypadku zapisu elektronicznego protokół może być wysyłany drogą elektroniczną do wszystkich uczestników posiedzenia. Po zapoznaniu się z zapisem członkowie rady mogą zaakceptować protokół lub zaproponować poprawki. Wszystkie rozbieżności zdań wokół przyjęcia lub odrzucenia zgłoszonych poprawek rozstrzyga rada pedagogiczna na posiedzeniu. Na początku spotkania członkowie rady, w drodze głosowania, przyjmują proponowany projekt porządku lub wprowadzają do niego poprawki.

Ważne, aby obok zapisów elektronicznych, gromadzić również wydruk komputerowy na papierze – to wzmocni zabezpieczenie księgi przed utratą zapisu z różnych, losowych i technicznych, powodów. Elektroniczna księga protokołów może być bardzo wygodna w prowadzeniu – eliminuje nieczytelny zapis ręczny, koryguje ortografię (poprzez zastosowanie odpowiedniego programu komputerowego), umożliwia korzystanie z gotowych szablonów posiedzeń.

Ppamiętajmy, że
protokół powinien zawierać:

1. tytuł, datę, rodzaj zebrania,

2. stwierdzenie stanu obecności (quorum),

3. porządek obrad,

4. przebieg obrad przedstawiony w punktach zgodnych z numeracją porządku obrad,

5. podjęte uchwały oraz sposób ich podejmowania,

6. podpisy przewodniczącego i protokolanta (można zastosować podpis elektroniczny – zgodnie z Ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym – DzU z 2001 r. nr 130, poz. 1450 z późn. zm., ale z tym w szkołach jeszcze jest problem, dlatego proponuję podpis na wydruku papierowym, który i tak należy mieć dla bezpieczeństwa),

7. załączniki (lista obecności, pisemne wypowiedzi, materiały, wyniki klasyfikacji itp.).

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (DzU z 2004 r. nr 256, poz. 2572 z późn. zm.).

2. Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i innych aktów prawnych (DzU z 2007 r. nr 68, poz. 449 z późn. zm.).

3. Regulamin rady pedagogicznej.

Lucyna Gromiec – konsultant w Pracowni Doskonalenia Kadry Kierowniczej Oświaty i Doradztwa Metodycznego Świętokrzyskiego Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Kielcach; prowadzi szkolenia dla kierowniczej kadry oświatowej, rad pedagogicznych, nauczycieli oraz wychowawców; współautorka projektu edukacji prawnej społeczności szkolnej; nauczyciel akademicki w Wyższej Szkole Administracji Publicznej; ekonomista.